Le zéro papier :
une source de productivité et de développement durable

La numérisation

L’activité de numérisation consiste à transformer l’image papier ou tout autre type de support traditionnel de documents, en image électronique.

La numérisation permet :
• D'économiser les espaces de stockage physique,
par exemple : 4 tiroirs = environ 10 000 pages A4 = 1CD-ROM
• De réduire les coûts de stockage.
• D'accroître votre productivité.
• De faciliter la transmission des documents (mails, fax, etc...).
• De minimiser la perte de documents.
• De simplifier vos recherches.
• D'éditer des documents par le biais de la reconnaissance optique.
• De partager ces documents sur internet, votre intranet ou GED
• La prise en charge par les assurances en cas de vol ou dégâts (incendie, inondation)
• De pouvoir simplement créer des sauvegardes multiples efficaces de tous vos documents importants

Objectifs


• Préserver et protéger les documents contre les risques de dégradation et/ou de destruction
• Archiver des documents en vue d’un gain de place
• Permettre de consulter et d’accéder à des documents depuis un PC (y compris à distance)
• Faciliter la recherche et l’accès à l’information
• Sécuriser les données de l’entreprise

Aspects juridiques


Un document né sous forme « Papier » conserve sa valeur juridique sous son format « Papier », la numérisation de ce même document n’a valeur que de copie.
• A l’inverse, un document né sous forme « Electronique » conserve sa valeur juridique (sous certaines conditions), sous ce format "Electronique", l’édition de ce document n’a valeur que de copie.

Aspects techniques

La numérisation peut-être associé à des process tel que la reconnaissance optique de caractère (OCR) ou la lecture automatique des documents (LAD) , dans le but de faire des recherches en texte intégral.

Exemples

La numérisation des factures apparaît souvent pertinente (volume important, classement et recherche nominative ou par date). Elles peuvent être intégrées dans une solution de Gestion Electronique de Document (GED), outil indispensable à tout projet de numérisation et entrer ainsi dans un circuit automatisé de validation, ou bien sur CD Rom et/ou Disque Dur avec un logiciel de consultation intégré.

La numérisation des bulletins de paie apparaît également judicieuse. Après la numérisation, ils peuvent être intégrés dans un coffre-fort électronique, ce qui assure leurs intégrités, pérennités, confidentialités et une accessibilité sécurisé.


L'externalisation des courriers entrants (BPO)

70 % des échanges clients-entreprises sont réalisés sur la base de documents papiers.

Le processus de traitement de ces documents s’effectue essentiellement sur la base de traitement manuels (tri du courrier, distribution, ...) avec tous les risques liés à la manipulation du papier (pertes, recherches fastidieuses, mauvais acheminement,…). Le même courrier est ainsi manipulé par plusieurs personnes dans l’entreprise et la perte de temps lié à la gestion de ces documents est ainsi démultipliée.

La dématérialisation et l’externalisation des courriers entrants constituent un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs processus et ainsi rester compétitives.

L’activité d’externalisation des courriers entrants consiste en le traitement quotidien de tout ou partie de vos processus administratifs. De l’ouverture du courrier jusqu’à sa mise à disposition au format électronique. Les documents papiers vous sont ensuite restitués dans des boites d’archives en vue du stockage.

C’est avoir la garantie d’un service adapté à vos besoins et dédié à l’efficacité opérationnelle de votre entreprise.

Objectifs


• Décharger les collaborateurs de taches sans valeur ajoutée pour l’entreprise
• Permettre l’intégration quasi immédiate des documents dans le système d’information de l’entreprise (GED, …)
• Sécuriser et tracer les données entrantes
• Partager l’information efficacement surtout avec les sites distants
• Eviter les pertes de temps dû à un mauvais aiguillage des documents
• Accélérer le processus de traitement de l’information

Traitement d’un Processus administratif


• Récupération du courrier quotidiennement
• Tri des enveloppes
• Ouverture des enveloppes et pré-classement des documents
• Numérisation
• Mise à disposition ou alimentation du système d’information de l’entreprise (GED, …)
• Conditionnement dans des boites d’archive
• Retour papier chez le client ou société d'archivage