Gestion Electronique de Document (GED)

La GED permet la gestion complète d’une entreprise, sous la forme d’une « armoire électronique ».
Ensemble d’outils et de techniques répondant aux besoins suivants :

Acquisition - Indexation - Classement - Recherche - Consultation - Modification - Diffusion - Stockage

La GED permet non seulement de répondre à des besoins de dématérialisation, d’organisation, de maîtrise de l’information mais également d’automatisation de processus de validation.


Objectifs

Réduire les coûts

• Gain de productivité, plus de réactivité, économie de place et de rangement
• Limiter l’impression et la circulation de documents papiers
• Accélérer la circulation de l’information et améliorer son partage

Structurer et optimiser les processus organisationnels

• Permet à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une base de classement « commune » tout en facilitant la circulation des flux d’information dans l’entreprise
• Etablir des règles de fonctionnement communes
• Pouvoir y accéder plus rapidement grâce à l’indexation et aux moteurs de recherche intégrés
• Mise en place de workflow des processus de contrôle et de validation

Répondre à des règles de sécurité

• Gagner en sécurité car les documents ne risquent pas d’être déclassés ou perdus par un collaborateur
• Automatisation des taches et des alertes

La GED hébergée en interne

La GED hébergée en interne, permet de mutualiser l’utilisation des ressources matérielles informatiques déjà installées.

Avantages

• Pas de contrainte d’accès internet (haut débit)

La GED en mode Saas

Le mode Sass est une solution qui ne nécessite aucun investissement de départ

Le Saas (Softaware as a service) est un concept consistant à proposer un abonnement à un logiciel plutôt que l’achat d’une licence. Il permet de donner accès à une plateforme applicative modulaire hébergé chez un prestataire (plateforme ultra sécurisée, répondant à des normes très strictes).

Avantages

• Plus d’installation en interne (navigateur Web ou client léger)
• Le mode Saas permet de se décharger de la maintenance, de l'exploitation, des sauvegardes et de l'hébergement des applications
• Plus de gestion en interne des montées de version de l'applicatif
• Le paiement à la consommation ou par abonnement, est un moyen d'optimiser les coûts