La dématérialisation


La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métiers (correspondances, contrats, commandes, factures, bulletins de paie, …) qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (clients, fournisseurs, administrations…).

La dématérialisation, c’est le remplacement des documents "Papiers" par des documents
"Numériques", entraînant la mise en œuvre
du fameux « bureau zéro papier».

Longtemps réservée à des structures importantes, la dématérialisation est aujourd’hui une réalité pour les TPE, PME et collectivités.

Deux objectifs peuvent être distingués :
• Les originaux papiers qui sont numérisés pour le classement et l'archivage
• Les documents qui sont produits d’origine au format numérique.


La dématérialisation des documents papiers

La dématérialisation simple correspond à la numérisation de documents.

La dématérialisation des documents à la source

La dématérialisation des documents à la source consiste à garder sous sa forme d'origine "Numérique" les documents générés via (Word, Excel, Outlook,...). Les documents ne sont donc plus imprimés et nécessite un archivage électronique.

La dématérialisation des documents à valeur probante

Conscient des problématiques liées aux documents papiers, l’Etat autorise désormais les entreprises sous certaines conditions à dématérialiser totalement certains documents. On parle alors de dématérialisation légale ou fiscale.

Dans ce cadre, c’est le document né sous format numérique qui fait foi, il n’est donc plus nécessaire de conserver un duplicata papier (Directive européenne 2001/115/CE). C’est notamment le cas pour les e-factures et les e-bulletins de paie.

Des bénéfices immédiats pour l’entreprise

• Réduction des coûts de traitement (impressions, enveloppes, affranchissement, classement…)
• Réduction des investissements matériels (moins d’imprimantes)
• Récupération d’une partie de la superficie des bureaux (moins d’armoires)
• Réduction des délais de traitement (mise sous pli, classement, recherche, archivage,…)
• Centralisation, fiabilisation et accélération de la circulation de l’information
• Traçabilité, sécurité et confidentialité
• Contribution au développement durable