Le bulletin de paie électronique
ou e-bulletin

Les employeurs peuvent désormais remettre à leurs salariés leurs bulletins de paie sous un format électronique. Jusqu’à présent, la remise devait se faire obligatoirement en main propre ou par courrier postal.

La loi du 12 mai 2009, autorise les employeurs à dématérialiser cette procédure. Des conditions à la dématérialisation des fiches de paie doivent toutefois être respectées.

Ainsi l’employeur devra conserver ces documents sous forme électronique (ou un double papier) pendant une durée d’au moins cinq ans. L’accord préalable du salarié est en outre nécessaire. L’employeur devra ainsi,
grâce à une solution pérenne, garantir la conservation des données, mais aussi assurer l’intégrité des informations
.

La loi n°2009-526 du 12 mai 2009

L’article L.3243-2 du Code du travail :« Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L.3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin ».

L’article L.3243-4 :« L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans ».

NF Z42-025 norme sur la gestion du bulletin de paie électronique mai 2011

Depuis la loi du 12 mai 2009, les bulletins de salaires électroniques sont licites. Cependant, pour une mise en œuvre concrète, cette dématérialisation a nécessité l’élaboration d’une norme qualité. La norme Afnor Z42-025 publiée le 4 mai, a pris effet le 27 mai 2011.

Cette norme a pour but de définir les cadres techniques et fonctionnels pour permettre le développement du bulletin de paie électronique et instaurer la confiance auprès des acteurs qui les émettent, des salariés et des organismes tiers tels que l’URSSAF, les prud’hommes, les banques, les organismes sociaux ou dans le cadre des baux locatifs… norme Afnor Z42-025.

A lire absolument !

Les 15 bonnes raisons de passer à la dématérialisation des bulletins de paie En savoir plus
10 Idées fausses à propos de la dématérialisation des bulletins de paie En savoir plus